Ohne Guide ist man im Dschungel verloren. Nur mit den richtigen Tools findet man den Automatisierungsschatz
Nicolas Fröhlich
Teamleiter Smart City & IoT
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Ein strukturierter Einstieg in die Automatisierung ist essenziell für Verwaltungsorganisationen.
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Prozessanalyse und Einbindung der Mitarbeitenden steigern den Erfolg von Automatisierungsprojekten.
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Wesentliche Automatisierungstechnologien sind RPA, Low-Code-Plattformen und KI-basierte Lösungen.
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Die Identifikation von Automatisierungspotenzial erfordert Kriterien wie Zeitersparnis, politischen Druck und Personalmangel.
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Eigeninitiative und Schulungen in Verwaltungen ermöglichen nachhaltige Umsetzung von Automatisierungsprojekten.
Kurzfassung
Der Vortrag thematisiert die Automatisierung in Verwaltungen und wie der Weg aus dem sogenannten 'Automatisierungsdschungel' gefunden werden kann. Es werden Hintergründe, Herausforderungen und geeignete Methoden zur Identifizierung und Umsetzung von Automatisierungsprojekten vorgestellt. Zwei zentrale Ansätze werden genannt: Die Prozessdesignmethode und die Prozesspotenzialmethode, jeweils illustriert an praktischen Beispielen. Zudem werden verschiedene Tools und Plattformen wie Emma, UiPath und Power Platform sowie deren Einsatzmöglichkeiten beschrieben. Ziel ist es, Verwaltungen konkrete Wege und Hilfestellungen zur effektiven und nachhaltigen Automatisierung eigener Prozesse zu vermitteln.
Langfassung
Im Vortrag wird die Frage behandelt, wie eine gesamte Verwaltung automatisiert werden kann und warum das überhaupt notwendig ist. Die zentralen Herausforderungen in Behörden sind laut Referent Fachkräftemangel, Medienbrüche, steigende Komplexität der IT-Systeme sowie immer mehr Bürokratie und gesetzliche Vorgaben – all das erzeugt Druck zur Effizienzsteigerung durch Automatisierung.
Der Automatisierungsmarkt ist inzwischen sehr unübersichtlich geworden: Es existieren zahlreiche Anbieter und Tools, insbesondere durch den Vormarsch von KI. Um durch diesen Dschungel zu navigieren, empfiehlt der Referent eine klare Einteilung: (1) Robotic Process Automation (RPA) wie Emma von Vianco oder UiPath, um repetitive Aufgaben zu automatisieren; (2) Low-Code-Plattformen wie die Microsoft Power Platform, um Prozesse gänzlich neu zu denken und digital zu gestalten; (3) KI-basierte Lösungen, zum Beispiel zur intelligenten Dokumentenerkennung und Plausibilitätsprüfung in komplexen Verwaltungsverfahren.
Um den passenden Automatisierungsweg zu finden, werden zwei Ansätze erläutert: Erstens, die Prozessdesignmethode, bei der Prozesse vom Kern her analysiert, rechtliche Grundlagen hinterfragt und digitale Lösungen neu entwickelt werden. Ein Praxisbeispiel ist der Anmeldeprozess zur Heilpraktikerprüfung, der durch Prüfung der Gesetzeslage und Nutzung digitaler Formulare deutlich vereinfacht wurde.
Zweitens, die Prozesspotenzialmethode, ein Workshop-Format, bei dem Mitarbeitende selbst Ideen einbringen und mithilfe von Tools identifizieren, welche Prozesse für Automatisierung geeignet sind. Es werden Kriterien wie Bearbeitungszeit, politischer Druck und Personalmangel herangezogen, um Prioritäten zu setzen, was sich in einer Top-Ten-Liste und einer Steckbriefvorlage für Automatisierungsprojekte niederschlägt.
Beispielhaft wird das Landratsamt Ravensburg erwähnt, das mit Eigeninitiative und gezielten Schulungen große Automatisierungserfolge verzeichnet hat. Der Referent betont, dass sich Kommunen schrittweise befähigen sollten, Automatisierungsprojekte selbst zu identifizieren und auszuprobieren, wobei Unternehmen wie Bechtle beratend und unterstützend begleiten. Der Vortrag schließt mit dem Angebot einer Use-Case-Liste und der Einladung zum weiteren Austausch.
Schlüsselwörter
Produkte / Programme
Genannte Personen