Der Vortrag stellt die von Bechtle entwickelte Workplace- und DeskSharing-Management-Software BELOS vor, die sowohl als SaaS, PaaS als auch On-Prem-Lösung angeboten wird. Neben einem Überblick über die sich verändernden Anforderungen moderner Arbeitswelten wird detailliert auf die Herausforderungen beim Flächenmanagement eingegangen. Die Software bietet umfassende Buchungs-, Gäste- und Serviceprozesse zur Optimierung der Arbeitsplatznutzung und Prozessautomatisierung. Besonderes Augenmerk liegt auf Flexibilität, Modularität und den verschiedenen Bereitstellungsmodellen. Ein spezielles Messeangebot für die Desk-Sharing-Lösung in der Stack-It-Cloud rundet den Vortrag ab.
Im Vortrag gibt der Referent, Leiter des Competence Center Business Collaboration bei Bechtle, einen Überblick über die Herausforderungen und Anforderungen an ein modernes Workplace- und DeskSharing-Management. Aufgrund des Wandels hin zu hybrider Arbeit hat sich die Nachfrage nach flexiblen und transparenten Werkzeugen für die Organisation von Büroflächen, Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen massiv erhöht. Viele Unternehmen sind noch mit analogen Tools wie Excel-Listen unterwegs und verlieren so den Überblick über Auslastung, Besucherströme und Raumressourcen.
Bechtle entwickelte ursprünglich für den Eigenbedarf die Software BELOS (Bechtle Event Logistics and Organization System), die mittlerweile produktreif ist und bei zahlreichen Kunden zum Einsatz kommt. Sie bietet eine zentrale Plattform zur digitalen Organisation und Verwaltung sämtlicher Arbeitsplätze, Räume, Flächen, Besuchermanagements und zugehöriger Services (wie Catering oder Technik), um Mitarbeitende und externe Gäste nahtlos einzubinden. Über mobile Apps, Outlook-Integration und Weboberfläche können Mitarbeitende flexibel Arbeitsplätze, Räume und Ressourcen buchen. Externe Gäste erhalten beispielsweise QR-Codes zur Nutzung des Gäste-WLANs oder für die Bezahlung und Organisation von Verpflegung. Das System ermöglicht es Fachabteilungen wie Empfang oder Catering, gezielt auf ihre Aufgaben zuzugreifen, ohne Medienbrüche und mit bestmöglicher Transparenz.
In der Praxis kann BELOS flexibel zusammengestellt und modular eingesetzt werden, beispielsweise als reine Arbeitsplatzbuchung, kombiniert mit Besprechungsraum- und Gästemanagement oder mit weiteren Services. Die Software ermöglicht detaillierte Analysen der Flächenauslastung, unterstützt Planungen für zukünftige Raumkonzepte und hilft dabei, die Ausstattung zu optimieren (z. B. durch Auswertung, welche Arbeitsplätze bevorzugt werden). Reports und Auswertungen dienen dem Management zur Entscheidungsfindung.
Bechtle bietet BELOS in verschiedenen Bereitstellungsmodellen an: klassisch on-premises, aber zunehmend auch als Software-as-a-Service (SaaS) oder Platform-as-a-Service (PaaS) – gehostet z. B. in der souveränen Stack-It-Cloud in Baden-Württemberg. Für Messebesucher gibt es ein spezielles Angebot: die DeskSharing-Lösung als SaaS für 1 Euro pro User und Monat. Zukünftig soll die Lösung auch über den Bechtle Cloud Marketplace einfach bestellbar sein.
Abschließend lädt der Referent zu persönlichen Gesprächen und vertiefenden Beratungen ein, um individuelle Anforderungen gemeinsam weiterzuentwickeln.
